Meine Werkzeugkiste – Teil 8: DEVONthink (PRO)

DEVONthink ist ein Informationsmanagement-Programm. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff? Bei DEVONthink geht es darum, Dokumente, also im weitesten Sinne Informationen, nicht einfach zu sammeln, sondern jederzeit durchsuchbar und nach festen und eigenen Kriterien geordnet in einer Datenbank abzulegen.

Ich selber nutzte DEVONthink vor allem für zwei Dinge (und nutze damit das wirkliche Potential kaum aus): erstens verwende ich den DEVONthink Sorter um schnell Dokuemte (vor allem aus dem Internet) für spätere Verwendung zu speichern, das sind Textschnipsel, Links und natürlich auch Bilder und Grafiken. Der sogenannte Sorter ist ein kleines Symbol am Bildschirmrand, das sich beim überfahren mit der Maus öffnet und verschiedene „Postfächer“ öffnet, auf die man Daten abwerfen kann. Die Postfächer sind Ordnern in der DEVONthink Datenbank zugeordnet und so sortiert man seine Funde, ohne das Programm selbst öffnen zu müssen. Noch häufiger nutze ich das Programm, um mir selber Notizen zu machen, nicht kurze Kalendereinträge, sondern Gedanken, Informationen vorgefertigte Texte und Ähnliches, die mir im Kopf rumschwirren und die ich nicht wahllos in einzelnen Dateien auf der Festplatte rumliegen haben möchte. Diese sind in DEVONthink bestens aufgehoben. Durch die Sortierung nach Namen, Erstellungs- oder Änderungsdatum habe ich die gesuchten Texte meist sofort im Blick, ansonsten bemühe ich die umfangreichen Suchfunktionen.

Sämtliche Daten lassen sich natürlich in Gruppen organisieren. Ein besonderes Feature sind die intelligenten Gruppen, die sich selber mit Inhalten füllen, sobald gewisse Kriterien erfüllt sind, die sich aus einem großen Vorrat an Eigenschaften zusammenklicken lassen. Als Beispiele sind hier bereits „PDF“, „Bilder“, „Gestern“ und „Heute“ angelegt.

Auch Unterwegs lässt sich der Datenbestand nutzen, wenn man die zugehörige App DEVONthink To Go auf dem iPhone / iPad installiert. Zwar ist eine Synchronisation über iCloud oder andere Dienste derzeit nicht realisiert, aber immerhin kann man sich drahtlos innerhalb des eigenen WLAN-Netzes problemlos auf den eigenen Stand bringen und benötigt dann unterwegs auch keinen Netzzugang mehr.

Fazit
Mit 39,99 Euro ist DEVONthink sicher eine sehr praktische Lösung gegen Informationsverluste, allerdings eben auch nicht ganz billig. Nutzt man das Programm regelmäßig, lohnt sich die Ausgabe aber auf jeden Fall.

Informationen zu DEVONthink bietet die (englischsprachige) Webseite www.devontechnologies.com.

Die Programme gibt es im Mac-App- und iTunes-Store (Affiliate-Links):

DEVONthink – DEVONtechnologies, LLC

DEVONthink To Go – DEVONtechnologies, LLC

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